Voici la transcription du pad de travail sur les pôles Folk
Eglantine référente depuis des années, Pascale personne ressource pour GUSO
- Matériel sono, technique (à voir avec Xavier) : (qui amène quoi quand etc ?)
- Location d’instruments si nécessaire (à voir avec Xavier)
- Programmation d’inter-scène (on en a discuté de ça?)
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- Préparer les loges (de quoi s’asseoir, une table, miroir, petit mot de bienvenue, fiche des contacts en cas de soucis (cette fiche serait donc à préparer en amont ?), programme global + pour chaque groupe : programme individuel avec balances, ateliers, concert)
- Vérifier les chambres des artistes et de la technique (juste qu'il y ait des chambres de prévues, ou des choses en plus?)
- Scène(s) : montage, installation
- Accueillir les artistes et techniciens (ielles sont les reines et rois du festival) (leur montrer leurs chambres, leur faire visiter le site…)
- Nettoyer et réapprovisionner les loges (dans les loges : eaux, jus de pomme, bières et décapsuleur, verres, bouteilles de vin et tirebouschtroumpf, de quoi grignoter sucré et salé).
- Etre présent pendant les balances et fournir à boire et à manger
- S’assurer qu’ielles ont eu un repas comme prévu, même si c’est hors planning
- Etre disponible en cas de besoin de tout ordre
- Demander l’avis des artistes et techniciens sur le festival
Eglantine personne ressource
Elsa (mais arriverait que le samedi)
- Gestion des commandes (jus de pommes maison, bière de chez Blessing – thibault, vin Sipp, sirops du barbu, thés et tisanes Herbatica, eaux Litzler (quelles quantités, conditionnement,...?) 📋Commandes/courses - Trouver un foodtruck ou autre prestataire pour la nourriture 🍱Foodtruck - Repas artistes et volontaires : fait maison et/ou foodtruck ?
- Organiser les repas pour la semaine de préparation du festival : nombre de volontaires, organiser les tours de cuisine et vaisselle, repas du jeudi soir spécial. 🍕Repas à cuisiner - Cuisiner des snacks à congeler et produits de l’épicerie (conserves)
- Installer la tisannerie : (sièges, tables, matériel pour servir et nettoyer, Prévoir théières, tasses)
- Nettoyer et répartir les écocups
- Organiser la récupération et les stations de lavage des écocups et autres contenants
- Organisation d’autres contenants pour le solide ?
- Créer la signalétique de prix (y compris l'approvisionnement des supports ?)
- Si on doit cuisiner pour les volontaires et artistes (env.35 pers.), il faut faire les courses, répartir les provisions en cagettes par repas, afficher les menus, vérifier que le matériel de cuisson est dispo et fonctionnel.
- Cuisiner gâteaux/cake/biscuits et autres en quantités pour espace bénévoles et vente tisanerie/bar
- Installer l’épicerie : mise en place, caisse pour le prix libre, indications prix libre, éclairage, collecte des bocaux consignés
- Gérer les stocks : bar, tisannerie, espace bénévoles
- Collecter et nettoyer les écocups et autres contenants au fur et à mesure
- Servir
- Accueillir le foodtruck et/ou presta cuisine : branchement électrique, sanitaires, besoin en eau, autres
- Cuisiner pour les bénévoles et artistes
- Entretenir l’espace bénévole : nettoyage
- Approvisionner en thermos de tisane en accès libre
- Régler les factures
Guilhem et Pascale personnes ressources
- Tickets :
o Différencier selon les bals, le pass, les ateliers, les boissons/aliments
- gros brainstorm à faire sur quelle méthode choisir cette année. Jetons ? plusieurs caisses ?
o Design, impression, découpe
- Prix libres : indicatifs, préparation des explications
- Système de réservation des tickets
- Tenir la caisse : prévoir caisse (boîte), monnaie…
- Bracelets de couleurs (quelle matière ?)
- Ateliers danse / musique : rassembler les gens, communiquer dessus, s’assurer du paiement
- Autres ateliers, sur le thème de la forêt :
o Les programmer
o Prévoir le matériel et/ou les personnes ressources (conteur, naturaliste…)
o Rassembler les gens, communiquer dessus, s’assurer du paiement
- MAJ Site internet
- Invitations
- Communication sur le festival dans d’autres événements
- Préparer un discours sur le LaboM, sur le festival Folk, sur cette édition
- Affiche : finalisation, diffusion, impression et affichage de quelques exemplaires
- Stand Labo M
Guilhem et Pascale personnes ressources
- Plan physique du festival (à afficher ? sous quel format et en quel nombre ? par exemple 2-3 panneaux? Que faut-il mentionner dessus ? Juste un plan masse dans les grandes lignes ou avec du détail (toilettes, loges, cuisine,...) ?)
- Affichage du programme du festival (concerts, ateliers…)
- Parking : balisage
- Panneaux :
o d’indication pour la route menant au Morimont
o signalétique sur site
- Balisage alentours ? (poser simplement un balisage existant ou créer de toutes pièces)
- QG bénévoles (salle pirates)
- Accessoires bénévoles : confection, distribution, vente ?
- Abris ?
- Vestiaire (à quel endroit ? C'est déjà défini ?)
- Douches (à quel endroit ? C'est déjà défini ?)
- Sanitaires (intérieur grange, toilettes sèches) : alimentation en PQ (réserve "cachée" sur place pour pouvoir approvisionner sans faire des aller-retours en permanence) , savon, essuie-mains, nettoyage
- Couchages :
o Bénévoles
o Dortoir enfants
- Nettoyage des salles
- Gestion des poubelles : réflexion, confection, vidage
- Mobilier à l’extérieur et à l’intérieur pour s’asseoir, boire un verre…
- Feux braseros (bois, chaises)
- Fermer meurtrières grange avec plexi ?
- Lumières :
o Installation des spots, des guirlandes…
o Savoir comment les éteindre notamment
- mise en place du programme sur la thématique 'esprit de la forêt' ou forêt tout court
- com sur facebook
- brainstorm sur le prix libre
- brainstorm sur le plan du festival (on va mettre des plans du Morimont sur le drive)
- brainstorm sur le décors de la scène et construction
- préparer les menus et envisager la gestion de la nourriture de façon générale pour la prépa, le festival et l'après
- préparer les supports de contrôle : tickets conso, bracelets, etc.
- préparer les thuysses (ou mode d'emploi) de chaque postes : caisse, bar, tisannerie, nettoyage, etc.
- transmettre les info à savoir pour chaque pôle, et expliciter les tâches
Nettoyage (général):
- Balais
- Serpillère
- Seau
- Eponge
- produit nettoyant
- bassines
Bricolage (général):
- Boîte à outils de base (quelques tournevis et clés, marteau, pince,...)
- Clous, vis, ficelle,...
- papier et stylos plus fancy, washi tape
- échelle, escabeaux
- rallonges
Service au bar / tisannerie:
- Limonadier / décapsuleur / tire-bouchon
- Couteau (pour découper un gateau, etc...)
- Eponge
- Torchon (essuyer le bar après un verre renversé,...)
- Feutre indélébile / stylo foncé en état de fonctionnement), pour marquer les tickets, par exemple)
- thermos
- bouilloire
- thé/café et autres boissons
- pour les snacks : organiser le planning de décongélation si nécessaire avec étiquetage selon les ingrédients.
Général:
- Ciseaux
- Ruban adhésif
- bougies, briquets
- bois pour le feu
- Feutres, stylos, crayons
- Papier basique, brouillon pour les notes, schemas, to-do lists, check-lists,...
LISTE DES EQUIPEMENTS A CONNAITRE (SAVOIR OU CA SE TROUVE):
- Extincteurs
- Boîte pharmacie pour les premiers secours / petits bobos (pansements, désinfectant, pince à épiler...).
- Autres équipements de lutte contre l'incendie, portes coupe-feu, trappes de désenfumage, issues de secours, déclenchement de l'alarme (et réarmement !!!), emplacement des détecteurs,...
- Interrupteurs électriques (y compris le tableau, même pour les personnes non habilitées à l'ouvrir ?)
- Robinets d'eau (pour le ménage ou autre).
-
au compte goutte sur Facebook, avant révélation de l'affiche
Pour chacun des 8 groupes, faire un petit texte de pourquoi on les aime bien avec une photo et un lien vers une vidéo et/ou leur site internet
J-99 (24/06/2021) CAM&LEO : ce n'est pas la première fois que Camille et Léo viennent au Morimont ! Ils ont plus d'une corde à leur harpe, puisqu'ils étaient là avec Virevolte quelques années plus tôt, et là, avec CAM&LEO (et d'autres, que vous connaîtrez en temps utiles).
Et oui, nous ne sommes pas insensibles au charme de cet instrument rare qu'est la harpe, spécialement lorsqu'elle est accompagnée de percussions aussi variées que celles de Léo. Camille et Léo sont des artistes qui dévoilent une poésie infinie, portée par une complicité rarement expérimentée comme ça !
J-98 L'AIR INCONNU : on a des chouchous nous ? et oui, décidément, eux aussi ont déjà venus plusieurs fois : que ce soit Sylvain, Dani ou Fabien, ce sont des habitués du Morimont ;) ! Le duo est devenu trio récemment, pour le plus grand plaisir de nos oreilles et de tout notre corps, car ceux-là sont vraiment là pour nous faire danser !
J-97 TRIBAL JÂZE : Accrochez-vous, ça dépote ! Nous-mêmes ne sommes pas trop sûrs de ce qu'il va nous arriver à la fin du bal de vendredi soir. Le trio détonne, nous pousse presque à la transe, les trois lurons n'ont pas peur d'utiliser l'espace et leurs instruments pour dire ce qu'ils ont à dire, et nous, on est heureux de les entendre, de se faire un peu bousculer, de prendre des risques avec eux !
J-96 LA VALISE :
J-95 NOKKENOC :
J-94 BALLSY SWING : un peu comme un mythe par chez nous, car ce n'est pas souvent qu'on les voit dans le Grand Est !
J-93 DEKOLAZ : oulala, on se réjouit de se laisser porter par les rythmes chaloupés de ce trio aux couleurs intenses et sensibles.
J-92 PETIT PIMENT : du trad et du bon !
sur le site - ASAP
J-91 sur FB (développer un format carré et un format bandeau) - ASAP
aux relais de com' papier régionnaux (l'Alsace, les DNA) - à J-30
Sur les sites folk - ASAP
J-85 on dévoile les activités spécifiques autour du thème des esprits de la forêt
J-77 à J-73 Un à un, avec un petit descriptif : animateur-trice, type + descriptif, nombre de personnes max et conditions pour assister.
J-90 : les snoods
J-80 : les réus visio
J-70 : BILLETTERIE EN LIGNE, pow ! pow !
J-60 : les boutons en bois
J-50 : la bouffe (par exemple, fabrication de conserves)
J-40 : construction d'un abri ou autre
J-30 : bébé ou pas bébé pour le festival ??
J-20 : les premiers bénévoles
J-10 : début de la construction du festival
Tous les jours de J-10 à l'ouverture : anecdotes de la mise en place
MAJ des informations
J-82 puis rappels réguliers tous les 15 jours : Faire un formulaire de contact et/ou un fichier de gestion des bénévoles
J-65 : qu'est-ce qu'on mange : annonce du foodtruck ou autre
J-55 : comment on vient : mobilité douce et covoiturage
J-45 : et où on dort : présentation du camping
J-35 : quelques règles : tri sélectif, consentement, et autre